一、公司组建
(一)编制公司组建方案，明确管理模式
1.确定组建基本条件：确定物业公司名称、物业公司住所、注册资本、法定代表人、股权结构与出资方式、经营范围、公司章程、从业人员等公司组建的基本条件；
2.了解公司设立程序：全面了解物业公司的设立程序，确定物业公司的组织形式及架构，确定物业公司人员编制计划，明确管理职责、服务内容、工作流程及管理制度；
3.工商注册登记：组建公司，办理营业执照及税务登记等工作；
4.税务登记：按照当地税务部门要求办理税务登记、一般纳税人认定、税控机申领、增值税发票领购等业务。
5.编制公司组建前期工作计划
重点编制人员招聘计划、采购计划等，并确定办公地点及装饰装修计划安排等。办理公司办公室装饰装修手续，按照公司零星工程管理要求开展工作，设置有前台和背景墙的，需要通过OA标志设计申请，由公司品质管理部负责设计并经公司总经理确定审批方案。
6.确定相关供方
根据公司管理要求及实际需求，选择并确定服务及采购等相关供方，为服装的制作、办公家具采购、固定资产采购、标志的制作、办公室装修装饰、员工入职体检等做好准备。
7.人员招聘及相关工作
a)确定物业公司的组织形式及架构，确定物业公司人员编制计划、人员招聘计划等；
b)公司在成立之初，由于人力资源部门还未成立，关键岗位的招聘可根据公司审批确定的编制，由公司人力资源部协助招聘；
c)原则先行招聘公司人力资源部门负责人，人力资源部门负责人到位后组织招聘工作的开展，公司相关部门参与职能部门各负责人的面试工作；
d)人员招聘到岗当日需与员工签订劳动合同、安全生产责任书，并做好入职安排；
e)公司注册成立后30天内完成社会保险账户的开通、公积金账户的开通；
f)对先行招聘到位的人员进行培训，确保满足开展岗位工作的基本要求。
8.收集文件并搭建管理体系
a)收集物业管理相关法律法规、行业标准，汇编成册，全面了解物业公司的设立程序、当地物业管理等相关要求；
b)将物业管理相关法律法规、行业标准形成汇编文件发放并组织学习，为各类管理文件的编写提供指导依据；
c)根据国家及地方物业管理相关的法律法规、行业标准要求，结合各公司的实际情况及管理需求，明确各部门、岗位管理职责、服务内容、工作流程及管理制度，建立并完善公司的管理体系文件，为公司各项工作的开展提供有效的指导依据。
9.审批与备案工作
a)按照公司及项目所在地政府主管部门要求时限，完成物业服务企业备案工作；
b)前期物业服务合同签订后，根据项目所在地政府主管部门要求，完成《前期物业服务合同》的备案工作；
c)按照公司及项目所在地政府主管部门要求，做好物业费的审批、备案工作。
二、工作对接
(一)与政府相关部门对接
与公司及项目所在地政府相关部门做好沟通协调，了解地区政府物业管理的相关要求，与政府部门建立良好的关系，推进前期工作的开展。
(二)与开发商工作对接
1.与开发商接洽，了解开发商、施工单位及项目的基本情况，了解项目施工进展情况，掌握销售信息等重点情况，组织开展前期工作；
2.就卖场的管理，听取开发商意见，并进行分析制定新的工作方案；
3.与开发商沟通，确定公司办公地点；
4.项目管理人员到位后，向开发商引见，保持良好的工作关系。
(三)与公司各职能部门工作对接
1.经营管理部
做好相关文件、资料的移交：
（1）前期物业管理委托合同；
（2）前期物业管理服务方案；
（3）卖场物业管理服务协议；
（4）与服务供方签订的相关协议；
（5）与开发商及相关方所签订的承诺函、确认书及相关文件；
（6）岗位配置及人员分配方案；
（7）各类工具、设备；
（8）其他相关事宜。向开发商或客户引荐公司负责人，并告知相关情况。
2.工程管理部
a)按照项目工程进展情况，向工程管理部提出相关工作支持，对项目的施工方案、设备选型及设备安装等事项，从便于日后物业管理的角度出发，给开发商提供合理化建议；
b)项目办理入住前，由工程管理部在接管验收方面提供支持；
c)确定办公地点后，由工程管理部负责提供物业办公室的装修支持。
3.人力资源部
a)人员招聘计划的审定，招聘计划包括人员岗位、人数及到岗时间等；
b)各层级人员的招聘，按照计划入职时间配置人员；
c)各层级人员入职的培训；
d)前期相关培训计划的审定，包括培训时间、培训内容、参训人员、培训讲师等具体内容，并对前期相关培训工作的跟踪落实；
e)入住时人员调配的支持。
4.行政管理部
a)电话的安装；
b)营业执照的办理；
c)对未达到招标限额的相关供方选服提供支持，负责提供公司合格供方名录，与供方商谈服务价格及相关事宜；
d)协助印制评审定稿后的入住资料及其他宣传资料。
5.采购部
了解公司相关物资采购要求，了解采购权限。
6.财务部
a)负责项目入住前物业管理软件购置等工作支持；
b)协助做好相关财务方面的培训工作。
7.品质管理部
a)负责管理体系文件的编写提供指导；
b)参与各类前期相关合同审阅；
c)对入住相关资料的审核提供支持；
d)协助做好相关流程、制度的培训工作；
e)对超过招标限额供方选用提供支持；
f)对办公室装饰装修前台、背景墙等装修方案的需求提供设计支持。
三、卖场管理
(一)与经营管理部办理移交手续，熟悉开发商卖场的管理面积、服务标准、服务内容、前期开发商的销售承诺等相关内容；
(二)与开发商确定卖场的管理内容、服务标准，并签订卖场物业管理服务协议；
(三)修正与完善卖场物业管理服务方案；
1.根据开发商需求及公司管理要求，不断对原有方案进行修正与完善，确保方案内容符合实际管理要求；
2.针对卖场的实际情况，结合服务方案，对卖场进行管理，确保服务满足开发商的要求；
3.为规范卖场的管理服务过程，根据不断修正完善的卖场物业管理服务方案，建立完善卖场管理体系文件，为卖场的管理提供指导依据；
(四)根据与开发商签订的卖场物业管理服务协议内容编制卖场人员配置方案，明确各岗位人员配置要求，根据实际需求配置卖场管理服务人员，结合实际编制培训计划，对各岗位人员进行岗前培训，确保符合上岗要求；
(五)负责进行日常卖场管理，监控检查各项工作的落实情况；
(六)配合销售工作的开展，做好销售现场客户有关物业管理方面咨询的解答；
(七)通过前期销售的介入，进一步了解前期的销售承诺，为后期的工作开展做好应对措施，并就兑现的承诺提出合理化的意见与建议；
(八)根据卖场的实际情况，确定相关流程与管理制度，建立并完善卖场管理体系文件。
四、物业项目前期管理
物业服务企业选聘招标：如未进行项目物业服务企业选聘，物业公司按项目所在地行政主管部门要求，参与开发商进行的物业服务企业选聘工作，如成为中标方，与开发商签订《前期物业服务合同》，并进行物业管理前期介入工作。
1.前期启动经费测算
前期启动经费，作为物业管理部筹备费用，在与开发商前期对接中应向开发商申请收取。前期启动经费由入住前人员工资、物业管理部筹备费用、固定资产一次性购置费用及其他相关前期投入费用组成。前期启动经费为前期实际投入费用，因此不涉及企业利润与管理费分摊。
a)前期启动经费构成
管理服务人员的工资、社会保险和按规定提起的福利费：以第一户入住为时间节点，往前反推人员到岗时间，计算人员成本，相关福利费计提等参照物业费测算相关规定；
办公费用：同样以第一户入住时间为时间节点，往前反推筹备期时间内相关费用；
工具购置费用与固定资产购置：根据物业服务标准，所提供服务内容，预计应购置的相关工具与固定资产；
前期项目筹备费包括但不限于：物业用房装修费用，员工食堂筹备费用，地方公关费用以及前期需要投入的其他费用。
项目物业费收费标准按照包干制或酬金制的方式进行测算。
2.物业服务费测算与相关工作备案
与开发商沟通，进行物业信息采集，填写信息采集表，作为前期测算物业服务费的依据。根据开发商对物业的定位及相关服务承诺等，物业公司进行项目物业服务费用的测算，确定最终物业服务费收费标准，在《前期物业服务合同》签订后，并按项目所在地行政主管部门要求，进行物业服务费或物业服务合同的备案等工作。物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用按照实际投保项进行据实测算，参照保险公司报价为准或参照已投保项目价格定价。原则上按照全险计算；
a)企业管理费分摊可按照5%至10%的比例计提，并根据项目实际情况进行百分比调整，（企业管理费分摊是指为保证相关的物业服务正常运转而由各物业管理服务项目承担的管理费用）；
b)物业管理企业利润可按照5%至10%的比例计提，并根据项目实际情况进行百分比调整；
c)参考数值：可参照属地同业态、同规模、同品质项目的物业费收费标准作为物业费测算的参考依据；
d)政府指导价、政府限价根据政府相关文件标准进行各成本分摊。参照本测算标准进行成本分摊；
e)法定税费按照属地税务部门颁布的税费标准比例计算。
f)物业费收费标准公式：包干制物业服务费用的构成包括物业服务成本、法定税费和物业管理企业的利润，物业服务费构成明细表中1至8项及企业管理费分摊各单项费用测算完毕后进行加总，即为物业服务成本总额，加上法定税费及利润后，即得出物业服务费总额。以物业服务费总额除以该物业可收费总建筑面积即可得出单位面积物业服务费标准。
（1）物业服务费总额÷项目总建筑面积=年度物业收费标准（元/平米年）；
（2）物业服务费总额÷项目总建筑面积÷12个月=月度物业收费标准（元/平米月）；
（3）物业服务费总额÷项目总建筑面积÷天=每天物业收费标准（元/平米天）。
3.车位费及其他费用确定
在项目运营过程中，所涉及车位费、装修管理费、装修垃圾清运费、出入证工本费、电费、水费、供暖费、入户有偿服务费用等。以上费用的确定，根据项目实际情况，结合周边市场调研进行确定。
a)车位费：参照周边市场调研价格为基准价，进行整体车库的人员费用、照明能源费用、清洁费用等费用构成成本进行测算；
b)装修管理费、装修垃圾清运费、供暖费：参照当地发改委针对此类收费标准执行，或依据法律法规定价，应事前征询业主同意，并签订相应的协议；
c)水费、电费：参照能源部门费用定价，如代收代缴的，应征得业主同意并签订代收代缴协议，或按能源部门授权的收费资格执行；
d)入户有偿服务费用的确定：原则参照服务费+材料成本费构成；
e)其他费用的确定：根据项目实际情况确定，但不得超越当地发改委等物业监督部门明文规定的收费标准上限。
五.收费标准上报审批流程
为了更加规范前期各项目收费标准定价管理，降低日后项目运营风险。在前期物业管理服务过程中，应对于项目收费标注的定价，采用上报审批，将审批后价格向公司财务部、经营管理部进行备案。
1.需要上报审批的收费标准：物业服务费、车位费、装修管理费、垃圾清运费、供暖费、入户有偿服务费用以及公司规定的其他费用；
2.需要上报的资料：
a)物业服务费：物业费测算表、地方政府关于物业费定价的标准规定、周边同类业态、同品质、同规模项目的物业费调研（不少于3个项目）；
b)车位费、装修管理费、垃圾清运费等：地方发改委物价监督部门相关定价依据、车位费成本核算表、周边车位调研（不少于3个停车场）；
c)入户有偿服务费：服务项目及费用构成；
d)其他费用：详细的费用说明及地方法律法规及行业规定等。
3.上报流程：
各类收费标准需由物业管理部发起、由各公司财务负责人审核，各公司总经理确认，报公司经营管理部、财务部进行审批后，最终总经理批准后方可执行。
六.确定管理模式与思路
1.根据标书相关承诺，确定项目物业管理服务模式，并按照公司管理要求，结合项目实际需求，确定项目管理架构与人员编制，开展管理与服务工作；
2.建立管理体系文件，确定岗位职责、工作内容、相关流程及管理制度，拟定本项目各专业作业指导书及记录样表，为规范管理服务过程提供指导依据；
a)参照OA文档中心作业指导书示范文本，根据项目实际情况，编制各专业部门作业指导书及记录，按公司要求审批后下发执行；
b)作业指导书中应涉及到入住办理、验房、遗留问题处理、装修管理等流程及相关内容，须与实际工作相符，记录须适合日常工作操作。
七.招聘关键岗位人员
《前期物业服务合同》确定后或达到签订意向，根据项目情况及物业服务费标准，确定项目人员编制，经审批后，编制招聘计划，先进行工程、客服管理等关键岗位人员的招聘工作。
